Cos'è lo smart working e come funziona: il futuro è qui

Qualcuno ha avuto modo di scoprire vantaggi e svantaggi del lavoro a distanza solo da quando è cominciata l’emergenza sanitaria legata alla diffusione del Coronavirus, ma a quanto pare lo smart working è una modalità di lavoro destinata a consolidarsi sempre di più e, almeno fino a quando non si troverà una soluzione definitiva e si potrà tornare in ufficio in assoluta sicurezza, coinvolgerà moltissimi italiani, e non solo i freelance già abituati a lavorare da casa.

Cos'è e come funziona lo smart working?

Il significato dello smart working? L’Osservatorio Smart Working l’ha definito “la filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Lo smart working infatti è una modalità di “lavoro agile” che consente di svolgere da casa le normali mansioni che di solito si fanno in ufficio e alle stesse condizioni di tutti gli altri colleghi.

Smart working e telelavoro sono la stessa cosa? 

Spesso viene confuso con il telelavoro, ma in realtà, nonostante abbiano alcuni aspetti in comune, sono due filosofie diverse.

Il telelavoro prevede infatti la possibilità di svolgere a distanza il proprio lavoro seguendo però delle regole ben precise: svolgere le proprie mansioni da una sede concordata con la propria azienda, prestare attenzione dell’orario di riposo obbligatorio, ricevere le visite di ispettori chiamati a verificare la regolarità dello svolgimento del lavoro, rispettare le condizioni di sicurezza e così via.

Lo smart working è invece decisamente più flessibile e, pur nel rispetto di alcune condizioni previste nel contratto stipulato con il proprio datore di lavoro, non prevede un orario definito e soprattutto, a differenza del telelavoro, non contempla l’obbligo di lavorare in un luogo preciso: volendo si può lavorare dal bar, dalla spiaggia o dalla baita in montagna, basta solo avere con sé il proprio pc e una buona connessione.

Lavoro agile: cosa dice la legge? 

Forse non tutti lo sanno, ma lo smart working in Italia è regolato da un’apposita legge.

Cosa prevede la legge sullo smart working? La firma di un accordo scritto in cui si definiscono dati del datore di lavoro, del lavoratore, della tipologia di lavoro agile e la sua durata.

Lo smart worker deve ad esempio ricevere lo stesso trattamento economico e normativo dei colleghi che operano in ufficio, deve essere coperto nel caso di infortunio durante lo svolgimento del lavoro e malattie e deve poter maturare le stesse ferie dei colleghi.

La legge garantisce poi al lavoratore anche la massima flessibilità organizzativa e la possibilità di usufruire di adeguate strumentazioni tecnologiche.

Tutti i vantaggi dello smart working (anche per le aziende!) 

Tantissimi i punti di forza di questa modalità di lavoro agile.

Innanzitutto lo smart working, grazie ai suoi orari flessibili, offre al lavoratore l’opportunità di conciliare al meglio lavoro e vita privata e di avere più tempo a disposizione per dedicarsi ai figli.

Lavorare in un ambiente confortevole come quello di casa, può aiutare il lavoratore a sentirsi completamente a suo agio e questo può rivelarsi utile per gestire al meglio i suoi ritmi, organizzare in assoluta autonomia le cose da fare e affrontare la giornata lavorativa con meno stress.

Senza contare che lo smart working assicura anche un notevole risparmio per coloro che prima erano costretti a viaggiare ogni mattina per raggiungere il proprio posto di lavoro, con evidenti benefici anche per il nostro pianeta.

Ma i vantaggi non sono solo per i lavoratori, ma anche per le aziende che grazie a questa modalità di lavoro possono ottenere una notevole riduzione dei costi, un’ottimizzazione dei processi e degli standard di lavoro, una maggiore produttività e anche un aumento della brand awareness.

Tool, strumenti e applicazioni per lo smart working 

Per svolgere in smart working il proprio lavoro servono però gli strumenti giusti.

Da Google Calendar, che può essere utile per organizzare la giornata lavorativa e segnare scadenze e telefonate di lavoro, a Trello, il software che consente di segnare tutte le cose da fare e i propri compiti e di condividere queste informazioni anche con i colleghi; a Skype: sono diversi i tool di cui dotarsi. Eccone altri 3 che potrebbero tornare molto utili quando si opera in smart working.

Comunicare con i colleghi in smart working: Slack 

Per mandare messaggi e comunicare in via diretta con i colleghi, Slack è uno dei migliori strumenti da usare, nonché un’alternativa ben più professionale a Telegram e Whats’App.

Con Slack è possibile chattare e telefonare con i colleghi uno alla volta, ma anche di creare delle chat di gruppo in cui scambiare informazioni e file legate a uno specifico progetto o cliente.

Conference call a distanza: Zoom

Perfetta per organizzare videochiamate di lavoro, Zoom una piattaforma online che negli ultimi tempi viene utilizzata anche dagli insegnanti per fare lezione agli studenti costretti a rimanere in casa.

Il funzionamento è semplice e lineare: basta scaricare l’app sul proprio pc, installarla e assistere alle videocall del proprio capo, osservando nei riquadri più piccoli, anche gli altri colleghi all’ascolto.

Organizzare il lavoro a distanza: GSuite e Google Drive 

Fondamentali per organizzare in modo ottimale il proprio lavoro, un altro strumento.

Si tratta di GSuite, il pacchetto di Google, che comprende Gmail, Documenti, il già citato Calendar e Drive, e che può tranquillamente essere gestito con il proprio dominio aziendale.

Tra tutti questi tool, Google Drive è sicuramente uno di quelli indispensabili per lavorare da remoto: per salvare e archiviare in sicurezza i file, permettendo ai colleghi di accedervi da altri dispositivi, il famoso cloud di Google non ha eguali.